Formalités et obligations administratives pour l’ouverture d’un Commerce
Démarches préalables
Démarches pour tout nouveau commerce
Création de la société
Lorsque vous créez votre entreprise ou ouvrez un commerce, vous avez un certain nombre de démarches à faire dont la plupart se fait auprès d’un guichet d’entreprise.
- Constitution de la société (en cas d’entreprise personne morale)
- Inscription à la Banque Carrefour des entreprises
- Obtention d’autorisations particulières pour certains secteurs
- Inscription à la TVA
- Inscription auprès de la Caisse d’assurances sociales
- Souscription à la pension libre complémentaire ou à un engagement individuel de pension
- Ouverture d’un compte bancaire professionnel
- Affiliation à une Mutualité
- Souscription d’assurance
Plus d’information :
Comment s’installer à son compte. Brochure éditée par le SPF Economie, PME Classes moyennes Emploi
Obligation d’information
Le collège communal doit être informé de toute ouverture, extension ou modification de la nature de l’activité commerciale d’un établissement de commerce de détail d’une surface commerciale nette égale ou inférieure à 400 m² non soumise à permis d’implantation commerciale, à permis intégré ou à déclaration.
Collège communal - Chaussée Brunehault, 232 – 7120 Estinnes
Prévention incendie et assurance explosion
La demande de passage des pompiers doit être adressée par écrit au Bourgmestre.
Votre établissement peut être également soumis à l’assurance obligatoire de la responsabilité civile en cas d’incendie ou d’explosion (renseignement peut être obtenu auprès de votre assurance, afin de savoir si votre établissement fait partie de la liste des établissements visés par la loi)
Zone de secours Hainaut Centre (ZHC)
Rue des Sandrinettes 29 – 7000 Mons
Démarches pour certaines catégories de commerces
Magasin de nuit
Par magasins de nuit (Règlement général de police, article 96, page 29), communément appelés night-shop, il faut entendre toute unité d’établissement dont la surface commerciale nette ne dépasse pas 150m², qui n’exerce aucune autre activité que la vente de produits d’alimentation générale et d’articles ménagers et qui affiche de manière permanente et apparente la mention « magasin de nuit ».
Tout exploitant d’un commerce de nuit est tenu de fermer son établissement à 02h00 les nuits du vendredi au samedi et du samedi au dimanche et à 23h00 les autres jours. La durée de fermeture, à partir de ces heures, ne peut être inférieure à 06h00.
Si vous désirez ouvrir un commerce de nuit, vous devez introduire une demande d’autorisation auprès du Collège communal.
Collège communal - Chaussée Brunehault, 232 – 7120 Estinnes
Débit de boissons
Si vous ouvrez un débit de boissons alcoolisées (Règlement général de police, article 95, pages 20 et 21), vous (ainsi que vos employés en contact avec les boissons) devez être en possession d’un Certificat de moralité ou extrait de casier judiciaire (Demande en ligne) comportant la mention « pour travail dans un débit de boisson fermentées et/ou spiritueuses {nom et adresse du débit} ». Ce document est délivré par le service compétent de l’Administration Communale du lieu de domicile de l’intéressé.
Si votre débit de boissons commercialisera des boissons spiritueuses*, vous devez obtenir une patente auprès de l’Administration communale – Service casier judiciaire.
* Les boissons spiritueuses sont celles qui présentent un titre alcoométrique minimal de 15 %, par exemple : rhum, bacardi breezer, whisky, genièvre, eaux-de-vie, etc.
- Demandez un Certificat d’hygiène 240i. Ce certificat contrôle certains aspects architecturaux de votre commerce. Avant d’y entamer des travaux d’aménagement, vous avez intérêt à vous renseigner auprès de la police, sur les critères permettant l’obtention de ce certificat.
- Demandez un Certificat de moralité ou extrait de casier judiciaire (Demande en ligne) du(des) responsable(s) comportant la mention « pour travail dans un débit de boisson spiritueuses {nom et adresse du débit} »
Administration Communale du lieu de domicile de l’intéressé - Introduisez la demande de patente accompagnée de ces deux documents.
Commerce vendant des boissons spiritueuses
Si vous allez vendre des boissons spiritueuses à emporter (c’est le cas des librairies, stations-services, night-shops, grande distribution, détaillants de vins, épiceries, …), vous ne devez pas obtenir d’autorisation communale mais bien introduire une demande de déclaration 108 auprès des Douanes et Accises (https://finances.belgium.be/fr/douanes_accises/entreprises/accises/formulaires-de-demande#q3).
La délivrance de ce document est instantanée et gratuite et n’est grevée par aucune taxe. Sa validité coïncide avec la durée d’activité du commerce.
Vous trouverez de plus amples informations dans la brochure « Boissons alcoolisées »
Commerce de denrées alimentaires
Toute personne qui commercialise des denrées alimentaires en Belgique, doit s’enregistrer auprès de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) et introduire une demande d’agrément ou d’autorisation.
Démarches particulières
Permis d’urbanisme
Une demande de permis d’urbanisme doit être introduite auprès du Service urbanisme dans les cas suivants :
- Vous projetez d’effectuer des travaux de construction, de transformation ou de rénovation de votre établissement
- Vous voulez placer/modifier une enseigne commerciale
Constituez un dossier reprenant les informations suivantes:
- Le formulaire de demande de permis d’urbanisme (en 2 exemplaires)
- La notice d’évaluation des incidences sur l’environnement (en 2 exemplaires)
- Le plan de votre façade avec l’emplacement de l’enseigne (en 5 exemplaires)
- Les dimensions de l’enseigne et le mode d’éclairage.
Permis d’environnement
Une demande de permis d’environnement doit être introduite auprès du Service environnement dans certains cas.
Cliquez ici pour voir si vous êtes concerné.
Déclaration préalable
L’article 11 du Décret permis d’environnement prévoit que tout établissement de 3e classe doit faire l’objet d’une déclaration préalable. Une nouvelle déclaration de l’établissement est requise :
- en cas de déplacement, transformation ou extension pour autant que cette transformation ou extension vise une activité soumise à déclaration;
- tous les dix ans.
Toutefois, la transformation ou l’extension d’un établissement de troisième classe qui a pour effet de faire passer celui-ci dans une autre classe est soumise à permis d’environnement.
Faits générateurs de l’obligation de faire une déclaration
Permis d’implantation commerciale (PIC)
Les projets d’extension d’une implantation commerciale ne dépassant pas 20 pour cent de la surface commerciale nette existante, avec un plafond maximum de 300 m² de surface commerciale nette supplémentaire, sont soumis à une déclaration préalable écrite et expresse, à condition que l’implantation commerciale existante dispose au moment de l’extension d’une autorisation délivrée sur la base de la loi du 29 juin 1975 sur les implantations commerciales, ou sur la base de la loi du 13 août 2004 relative à l’autorisation d’implantations commerciales, ou sur la base du présent décret.
Les projets de déménagement d’une implantation commerciale dans un rayon de 1 000 mètres de son implantation, sur le territoire d’une même commune, et ne dépassant pas 400 m² de surface commerciale nette, sont soumis à une déclaration préalable écrite et expresse.
Les projets de déménagement d’une implantation commerciale dans un rayon de 1 000 mètres de son implantation, sur le territoire d’une même commune, et ne dépassant pas 400 m² de surface commerciale nette, sont soumis à une déclaration préalable écrite et expresse.
La demande de permis d’implantation commerciale doit comprendre au minimum :
- Le fichier PDF généré par l’outil LOGIC ;
- Le formulaire de demande de permis d’implantation commerciale ;
- Une notice d’évaluation des incidences sur l’environnement ou, le cas échéant, une étude d’incidences sur l’environnement conformément au Livre Ier du Code de l’environnement.
ATTENTION : Si le projet requiert également un permis d’urbanisme et/ou un permis d’environnement, vous devez introduire une demande de permis intégré.
Consultez le vade-mecum détaillant l’ensemble des procédures.
Licence pour les jeux de hasard
Pour disposer d’appareils automatiques de jeux dans un débit de boisson, vous devez disposer
d’une licence C. Le nombre maximum d’appareils autorisé est de 2.
Toute demande de licence C est à introduire auprès de la Commission des Jeux de Hasard mais nécessite une attestation préalable délivrée par la commune sur demande écrite au Service prévention incendie, contenant les documents suivants :
- Certificat de bonne conduite vie et mœurs (commune de domicile)
- Formulaire de notification du n° de TVA
- Statut de la Société/Forme juridique (copie du « Moniteur »)
- Formulaire relatif au certificat d’hygiène (Formulaire 240i commune de l’établissement-service police)
- Formulaire de patente (vous munir du certificat d’hygiène – service casier judiciaire)
- Attestation incendie
- Preuve de la police d’assurance couvrant l’établissement
Ouverture d’une terrasse
L’ouverture d’une terrasse doit respecter le Règlement général de police Administrative (article 15, page 12.
Les cafetiers ne peuvent, sans autorisation du Collège, installer des tables, bancs et chaises sur les trottoirs ou sur la voie publique. L’autorisation ne pourra être accordée, notamment en ce qui concerne les installations sur les trottoirs, que pour autant que la largeur de ceux-ci permette de laisser un passage de 1m50 pour la circulation piétonne.
Pour obtenir l’autorisation d’occuper le domaine public pour le placement d’une terrasse, une demande écrite doit être introduite auprès du Collège communal contenant un plan d’implantation.
DECLARATION A LA SABAM
En tant qu’exploitant d’un établissement Horeca ou gérant de magasin, vous utilisez certainement des œuvres du répertoire représenté par la Sabam.
Sur le site de la Sabam vous trouverez un module de déclaration en ligne qui vous donne la possibilité, en quelques clics, d’effectuer une simulation tarifaire ou d’introduire une demande d’autorisation